简化处理电子邮件窍门

【德国《经济周刊》4月19日一期文章】题：处理大量电子邮件的窍门
危机处理顾问纳坦·策尔德斯的服务对象不是瘾君子，也不是易怒的汽车驾驶员，而是应付不了潮水般涌来的电子邮件的人。策尔德斯打算使他们摆脱处理堆积如山的信息的苦恼。
生产半导体的英特尔以色列公司的工作人员每天总共收到约300万个电子邮件。其中某些工作人员在24小时内收到300条信息。因此，每个工作人员每天平均花两个半小时处理电子邮件就不足为奇了。
5年前，在英特尔以色列公司工作的策尔德斯决定采取一些应对措施。他开发了一个更好地处理电子邮件的训练计划。世界各地的英特尔公司工作人员也想从这个训练计划中得到好处。
策尔德斯处理电子邮件的重要窍门有：
1、不要把电子邮件收件箱用作收藏器，把信息读完，如有必要马上给予回复，如有可能把信息清除，或者把它们放到专门设计的文件夹里。
2、建立一个“为期五周的文件夹”，这个文件夹里的内容五个星期后自动清除。把“为期五周的文件夹”用作你不能作决定的信息的存放处。
3、只在发送的电子邮件对每一个接收者都重要的情况下才把电子邮件发给所有的接收者。发送时可使用“发给所有人”的功能键。
4、为了阻止数百个尚未阅读的电子邮件积聚，除了使用语音邮件之外，也应使用“不在办公室”的功能，以便通知可能的发信人，你外出旅行了。
5、尽可能地把整个通知放在事由行里，以便接收者不必仅仅为了看到唯一的一行字打开电子邮件。在事由行中的通知末尾打上“通知结束”的首字母缩略词“EOM”。
6、作为附件寄送的图形会使人开心，但也会导致下载时间的延长。应少使用这种图形。
7、如果必须向一大批接收者发送较长的文件，那么把它放到网站上或放到其企业的内部网络里更好。
8、如果你要寄送一个20页的附件，你就应该告知，重要的信息在哪几页上。
策尔德斯的方法似乎起作用：非洲、欧洲和中东的英特尔分公司有70%的员工参加了这种训练计划。80%的参与者说，这些窍门和训练管用。电子邮件的数量明显减少，尤其是电子邮件短多了。