把自己从文件堆里解放出来

【美国《读者文摘》（中文版）9月号文章】题：别再跟文件纠缠（作者　西莉亚·多德）
我在办公室的时候，有很多时间是花在了寻找钉书机之类杂物上，而不是潜心工作，或者打电话解决棘手的问题。办公室里许多人和我一样，认为杂乱有助于激发创意。其实办公桌上乱七八糟不仅无助于激发创意，只会使人想找什么就找不到什么。
德克兰·切尔西是几本讨论时间管理专著的作者，曾爱纸如命，但今已痛改前非，并且坚决认为上述陋习很容易革除。切尔西说，处理文件有四种方法：依文件所述行事；将文件传给别人；将文件归档；将文件放进文件箱。收到文件之后必须立即决定用哪一种方法处理，否则就会出问题，文件给搁在办公桌上，你老是抽不出空去处理。处理文件必须果断而有条不紊。要记住，你不仅是在清理所积压的文件，还在预防自己日后为文件山所困。
办公桌上应该只有以下物品：装着紧急文件的收件篮、一罐笔、一个电话、一张重要电话号码表，以及一本拍纸簿。细想其他物品是否常常用到，把不是常常用到的都收起来。不要让文件在办公桌上停留过久。设计个更好的方法储存必须保留的文件。根据最后期限的顺序将备忘录和信件归档。每次将文件归档的时候，须看清楚那不是已归档文件的复印本。将新收到的电话号码或其他资讯直接记录在电话号码簿上或输入电脑数据库，不要写在信封背后。大家都会担心把文件放进文件箱中，一旦需要某一份文件，而你却不能立即把它找出来。切尔西说，出现这种情况的可能性其实小而又小；我们所保存的全部资料中，85％永远不会再看，45％早已储存在附近另一地方。
安德鲁·马格斯专门教人增进工作效率之道，他建议大家每天早上花10分钟规划当天的工作，把所有须优先办理的事务列成清单，在神清气爽的时候做最困难的工作。